Facturación FEL
Nota de crédito FEL: cuándo y cómo emitirla
Equipo de producto de FlowPOS
Un cliente devolvió dos de las cinco camisas que compró. La factura existió, la venta fue real, y el monto ya no es el que dice el documento. Eso no se anula: se corrige con una nota de crédito.
Esta guía explica qué es, cuándo corresponde, cómo se relaciona con el inventario y qué revisar antes de emitirla.
Qué es una nota de crédito
Es un documento electrónico que ajusta una factura que sí existió. La factura original se queda donde está, válida, y la nota registra la diferencia.
La comparación que aclara la diferencia:
| Anulación | Nota de crédito | |
|---|---|---|
| Qué dice | Este documento no debió existir | Este documento existió y cambió |
| La factura original | Queda sin efecto | Sigue válida |
| Cuándo | La venta entera fue un error | La venta pasó, el monto cambió |
| Ejemplo | Se facturó dos veces | Devolución parcial |
Si lo que necesitás es lo primero, está en cómo anular una factura FEL.
Los cuatro casos habituales
Devolución parcial. El caso de las camisas. La venta ocurrió, parte volvió.
Descuento aplicado después de facturar. Se acordó un ajuste con el cliente una vez emitido el documento.
Error de monto que no invalida la venta. Se cobró Q450 en lugar de Q420: el cliente sí compró, el número estaba mal.
Producto que llegó dañado y se acreditó. Frecuente cuando vendés a otros negocios.
En los cuatro, lo que cambia es el monto. La venta siguió existiendo, y eso es lo que distingue este documento de una anulación.
Lo que la nota de crédito tiene que decir
Una nota que no se puede rastrear hasta su factura es un problema contable. Debería llevar:
- Referencia al documento original — su número de autorización
- El monto del ajuste, no el monto nuevo de la venta
- El motivo, aunque sea en tres palabras
El segundo punto es donde la gente se equivoca. Si la factura era de Q1,250 y se devolvieron Q500, la nota es por Q500, no por Q750. La nota registra la diferencia, no el resultado.
El inventario es la mitad del trabajo
Esta es la parte que más se olvida, y es la que cuesta dinero en silencio.
Una devolución tiene dos efectos, y el documento electrónico solo resuelve uno:
- El efecto fiscal. Lo cubre la nota de crédito.
- El efecto físico. Las dos camisas volvieron al estante — o no, si volvieron dañadas.
Si emitís la nota y no registrás la entrada al inventario, el sistema cree que sigue faltando producto que ya está en la tienda. Al contrario: si registrás la entrada de algo que volvió inservible, el sistema cuenta stock que no se puede vender.
La distinción que vale hacer en el momento, no después: ¿vuelve a la venta, o se va a merma? Son dos destinos distintos y la diferencia importa al reponer. Cómo se lleva eso está en control de inventario.
En una tienda de ropa con cambios de talla constantes, esa decisión se toma varias veces al día y es la que separa un inventario confiable de uno que se consulta "para tener una idea".
Cambio en lugar de devolución
Un cliente que cambia una camisa por otra del mismo precio no cambió el monto de la venta. En el documento no pasó nada.
En el inventario pasó todo: una talla volvió y otra salió. Registrarlo como devolución y venta nueva —o como un cambio, si el sistema lo maneja— es lo que mantiene el stock por talla en algo real. Emitir una nota de crédito por Q0 no aporta nada y consume un documento.
La regla: la nota de crédito sigue al dinero, el movimiento de inventario sigue al producto. No siempre coinciden.
Lo que consume
Como la anulación, una nota de crédito es un documento para tu contrato con el certificador. Un negocio con devoluciones frecuentes consume más paquete de lo que proyectó por su número de ventas.
Si las notas son muchas, vale mirar por qué antes de comprar más paquete. Devoluciones repetidas del mismo producto suelen decir algo sobre el producto, no sobre el proceso.
Antes de emitirla
Tres comprobaciones rápidas:
- Que la factura original esté autorizada. Un documento en cola todavía no es una factura, y no se le puede emitir nota.
- Que no corresponda anular. Si la venta entera fue un error, la nota es el documento equivocado.
- Que el monto sea la diferencia. El error de escribir el monto nuevo en lugar del ajuste es el más frecuente y el más incómodo de corregir.
Resumen
La nota de crédito ajusta una factura que existió; la anulación declara que no debió existir. El monto es la diferencia, no el total nuevo. Y la mitad del trabajo está en el inventario: decidir si el producto vuelve a la venta o se va a merma, en el momento de recibirlo.
El mecanismo de emisión —credenciales, tipos de documento, qué cambia en la caja— está en facturación electrónica FEL. Los plazos y condiciones aplicables a las notas de crédito los define la normativa vigente: confirmalos con tu contador antes de fijar un procedimiento.