Facturación FEL
FEL en restaurantes: propina, cuenta dividida y comanda
Equipo de producto de FlowPOS
Un restaurante emite documentos en condiciones que ninguna tienda tiene: la venta dura una hora, cambia mientras ocurre, se paga entre varias personas y lleva propina. FEL no cambia nada de eso, pero sí cambia cuándo el documento deja de ser modificable.
Esta guía cubre las tres cosas que más confusión causan: la comanda, la cuenta dividida y la propina.
La comanda no es un documento fiscal
Empecemos por lo que más tranquilidad da: el papel que va a cocina no tiene nada que ver con la SAT.
La comanda es una instrucción interna. Dice qué preparar, para qué mesa, con qué modificaciones. No lleva número de autorización, no se certifica, no se anula. Si sale mal, se imprime otra vez y no pasa nada.
La factura es otra cosa y ocurre después, cuando la mesa pide la cuenta.
De ahí salen dos consecuencias prácticas:
- Podés imprimir comandas todo el servicio sin emitir un solo documento fiscal. La cocina trabaja con papel que no le importa a nadie fuera del local.
- Corregir un plato no es corregir una factura. Mientras la cuenta esté abierta, la venta todavía no existe como documento. Cambiar, quitar o agregar es libre.
La parte de impresora —una en caja, otra en cocina, y por qué la de cocina casi siempre tiene que ser de red— está en impresión de tickets.
El momento en que la venta se vuelve irreversible
Es uno, y conviene que todo el personal lo sepa: cuando se emite el documento.
Antes de eso, la cuenta es editable. Después, un cambio ya no es un cambio: es una anulación y un documento nuevo, o una nota de crédito.
Por eso el orden que menos problemas causa en un restaurante es:
- La mesa pide la cuenta
- Se lleva la cuenta sin facturar — la precuenta
- Se pregunta cómo van a pagar y si alguien necesita factura con NIT
- Se cobra
- Se emite el documento
El paso 3 es el que casi nunca se hace y es el que evita casi todas las anulaciones de un restaurante.
Cuenta dividida
Cuatro personas en una mesa, cada una paga lo suyo. Eso son cuatro documentos, no uno partido en cuatro.
Dos formas de dividir, y conviene decidir cuál usa el local:
Por consumo. Cada quien paga lo que pidió. Es lo correcto cuando alguien tomó vino y otro agua, y requiere que la comanda haya registrado quién pidió qué — o al menos por asiento.
Por partes iguales. El total entre cuatro. Más rápido, y suficiente para la mayoría de las mesas.
Lo importante con FEL: preguntá antes de facturar, no después. Emitir la factura completa y luego enterarse de que van a pagar por separado significa anular el documento y emitir los cuatro. Son cinco documentos consumidos de tu paquete con el certificador para una mesa que podía ser cuatro.
Si alguien de la mesa necesita factura con sus datos y el resto no, se emite una con NIT y las demás a consumidor final. No hay problema en mezclar — lo hay en no haber preguntado.
La propina
Aquí hay dos preguntas distintas y se confunden todo el tiempo.
La operativa, que sí puedo responder: la propina tiene que quedar separada del efectivo de la venta antes de cuadrar. Si se mezcla, el efectivo siempre va a dar de más y se pierden veinte minutos buscando un error que no existe. Y si las propinas de tarjeta se pagan en efectivo del cajón al final del turno, ese efectivo salió y hay que descontarlo. El procedimiento completo está en el corte de caja de un restaurante.
La fiscal, que no puedo responder y nadie debería responderte en un artículo: cómo debe reflejarse la propina en el documento depende de si es voluntaria o se cobra como cargo, y del tratamiento que corresponda según la normativa vigente. Eso lo define tu contador, una vez, y después es una configuración.
La regla de este artículo: separala siempre para cuadrar; preguntá cómo documentarla.
Lo que conviene revisar al cierre del servicio
Tres cosas, y todas tardan menos de un minuto:
Cuentas abiertas. Una mesa que ya se fue con la cuenta abierta en el sistema tiene su efectivo en el cajón y su venta fuera del total. Es el descuadre grande, y casi siempre es este.
Documentos pendientes de certificar. Si la conexión se cortó a media tarde, puede quedar un documento esperando. Revisalo al cierre del turno, no a fin de mes.
Anulaciones del servicio. Si aparecen todos los días, casi siempre es el paso 3 del orden de arriba: se está facturando antes de preguntar.
Lo que no cambia
Vale terminar con esto porque la expectativa suele ser peor que la realidad: el mesero sigue tomando la orden igual, la cocina sigue recibiendo su comanda igual, y el cajero sigue cobrando igual. Lo que cambia es que al final sale un documento con número de autorización en lugar de un comprobante interno.
El resto —credenciales, certificador, tipos de documento— se configura una vez. Está en facturación electrónica FEL, y cómo queda todo junto en un local con mesas, en el punto de venta para restaurantes.