Cómo emitir factura electrónica FEL desde tu punto de venta

Si vendés en Guatemala y todavía entregás factura en papel, en algún momento un cliente te va a pedir el documento electrónico y vas a tener que resolverlo en el mostrador, con la cola esperando. Esta guía explica qué necesitás para emitir facturas FEL desde el punto de venta, qué cambia en la caja el día que lo activás y qué hacer cuando algo sale mal.

Qué es FEL y quién certifica realmente

FEL es el régimen de Factura Electrónica en Línea de la SAT. En papel, el control ocurre después: emitís el documento y la información llega al fisco más tarde. En FEL ocurre antes. Cada documento se firma electrónicamente y se registra en el momento de emitirse, y hasta que ese registro no sucede, el documento no existe como factura.

Ese paso no lo hace tu sistema de punto de venta ni lo hacés vos: lo hace un certificador autorizado por la SAT. Es una empresa a la que la SAT habilitó para recibir documentos, validarlos y devolverlos con su número de autorización.

FlowPOS emite facturas FEL a través de certificadores autorizados por la SAT. Esa distinción importa más de lo que parece: el punto de venta arma el documento, lo manda y guarda la respuesta, pero la autorización viene del certificador. Si algún proveedor te dice que "certifica facturas" sin nombrar a un certificador, preguntá con cuál trabaja antes de firmar nada.

Qué necesitás antes de empezar

Cuatro cosas, y conviene tenerlas listas antes de tocar la configuración:

• El NIT de la empresa y el régimen fiscal ya definido. Pequeño Contribuyente y régimen general no emiten los mismos tipos de documento, y el régimen se configura una sola vez.
• Contrato activo con un certificador autorizado por la SAT. Se contrata aparte del punto de venta. Cada uno tiene su tarifa y su modalidad, normalmente por paquete de documentos o por mes.
• Las credenciales que ese certificador te entrega. Usuario, clave y, según el certificador, una llave o token adicional. Son las que conectan tu sistema con el suyo.
• Los datos del establecimiento tal como están registrados ante la SAT. Dirección, nombre comercial y código de establecimiento. Si no coinciden con lo registrado, el certificador rechaza los documentos y el error aparece recién al intentar facturar.

El orden importa. Configurar el punto de venta antes de tener el contrato con el certificador significa dejar la caja lista para emitir documentos que todavía no tiene permiso de emitir.

Qué cambia en la caja

Menos de lo que la gente espera. El cajero cobra igual: arma la venta, elige la forma de pago y cierra. Lo que cambia es lo que sale al final. En vez de un comprobante interno, sale un documento con número de autorización, y ese número es lo que lo convierte en factura válida.

Hay tres cambios reales en la operación diaria.

Pedir el NIT antes de cerrar, no después. El NIT forma parte del documento. Si el cliente lo da cuando ya cerraste, no es cuestión de corregir el papel: hay que anular el documento y emitir uno nuevo. Pedirlo antes de cobrar ahorra ese paso varias veces al día.

El comprobante ya no se corrige, se anula. Una venta mal cobrada en papel se rompía y se hacía de nuevo. Un documento FEL ya está registrado, así que el error se corrige emitiendo una nota de crédito o anulando el documento. Las dos cosas quedan en el registro, que es exactamente el punto.

El cliente puede recibirlo sin papel. El documento electrónico es el original. El ticket impreso es una cortesía, no el comprobante. Muchos negocios siguen imprimiendo porque el cliente lo pide, y eso está bien, pero ya no es obligatorio que el papel viaje con la venta.

Notas de crédito y anulaciones

Vale la pena separarlas, porque se confunden seguido.

Una anulación deja el documento sin efecto. Se usa cuando la venta no debió existir: se facturó dos veces, se facturó al cliente equivocado, o el cliente devolvió todo el mismo día. Tiene plazo, y ese plazo lo define la SAT, no tu sistema.

Una nota de crédito corrige un documento que sí existió. Se usa para una devolución parcial, un descuento aplicado después, o un error de monto. El documento original se queda donde está y la nota lo ajusta.

La regla práctica: si la venta entera no debió pasar, anulás. Si la venta pasó pero el monto cambió, emitís nota de crédito.

Qué revisar el primer mes

Las tres cosas que más seguido se descubren tarde:

1. Documentos pendientes de certificar. Si la conexión se cortó a media tarde, puede quedar un documento esperando. Revisalo al cierre del turno, no a fin de mes.
2. Ventas a consumidor final que debían llevar NIT. Suelen ser clientes empresa que no lo dieron a tiempo. Si son muchas, el problema no es el sistema: es el momento en que se pregunta.
3. El consumo de tu paquete con el certificador. Se contrata por volumen de documentos, y las anulaciones y notas de crédito también son documentos.

Las preguntas que aparecen siempre

¿Qué pasa si se cae el internet? La venta se registra igual y el documento sale a certificarse cuando vuelve la conexión. Lo que no podés entregar en ese momento es el número de autorización, porque todavía no existe.

¿Y si el cliente no da NIT? Se emite a consumidor final. Es un documento válido y no requiere nada del cliente.

¿Puedo seguir imprimiendo ticket? Sí, y la mayoría lo hace. El ticket impreso y el documento electrónico no compiten: uno es la copia que el cliente se lleva, el otro es el comprobante que existe ante la SAT.

¿Tengo que cambiar de impresora? No. FEL define cómo se registra el documento, no cómo se imprime. Una impresora térmica común sigue sirviendo.

¿Cuánto tarda? Segundos, cuando la conexión está bien. El cajero no debería notar una espera distinta a la de cerrar cualquier otra venta.

Por dónde empezar

Si todavía no facturás electrónicamente, el orden que menos problemas causa es: definir el régimen con tu contador, contratar el certificador, configurar el punto de venta con esas credenciales, y hacer una prueba real con una venta chica antes de abrir al público.

El detalle cambia según el tipo de negocio. En un restaurante el NIT conviene pedirlo al abrir la mesa, porque la cuenta se cierra con prisa; en una tienda se pide al momento de cobrar.

La parte que la gente subestima es la última. Configurar toma una tarde; descubrir en plena hora pico que el código de establecimiento no coincide con el registrado toma el resto del día.